workplace.png (85435 bytes)

Workplace - leiðbeiningar

Landspítali ætlar að taka samskiptamiðilinn Workplace by Facebook í notkun. Frumsýning og opnun á miðlinum verður mánudaginn 2. október, en þá fær allt starfsfólk Landspítala þátttökuboð í tölvupósti. Tilgangurinn er að auka flæði upplýsinga og þekkingar, styrkja samvinnu og skilvirkni, færa starfsfólk nær hvort öðru og efla starfsandann á vinnustaðnum. Einnig mun tölvupóstflóðið réna til muna og fundum fækka, ásamt því sem samskipti fólks verða einfaldari og fljótlegri. Workplace byggir á sömu eiginleikum og viðmóti og Facebook. Landspítali er fyrsti spítalinn í Evrópu til að taka miðilinn í notkun.
Workplace er samskiptamiðill fyrir vinnustaði. Workplace byggir á sömu eiginleikum og viðmóti og Facebook, enda er hugbúnaðurinn framleiddur af sama aðila. Workplace-lausnin er sérsniðin fyrir umhverfi fyrirtækja og stofnana. Landspítali er fyrsti spítalinn í Evrópu til að taka miðilinn í notkun.
  1. Auka samskipti og bæta flæði upplýsinga á Landspítala, bæði innan deilda og í þverfaglegum teymum. Þetta mun minnka vinnustaðinn, færa fólk nær hvort öðru og styrkja samheldni.
  2. Workplace er skilvirkur hugbúnaður, sem er ætlað að auka afköst og bæta samvinnu, þekkingarmiðlun og verkferla. Jafnframt getur Workplace með réttri notkun dregið úr fyrirspurnum, símtölum og tölvupósti.
  3. Workplace er lokaður og öruggur samfélagsmiðill fyrir starfsfólk Landspítala. Workplace er aðgangsstýrð lausn. Starfsfólk fær sjálfvirkt boð um skráningu. Við starfslok lokast fyrir aðgang. Þar af leiðir meðal annars að Workplace-hópar (grúppur) munu einvörðungu innihalda núverandi starfsfólk Landspítala.
  4. Workplace gerir öllu starfsfólki kleift að miðla fréttum og fjölbreyttum upplýsingum í eigin hópum (grúppum). Starfsfólk er eindregið hvatt til að taka virkan þátt í fréttamiðlun í sínum grúppum, í máli og myndum.


Workplace er annars vegar veflausn, sem keyrir í vafra (browser) og hins vegar app fyrir bæði Apple IOS og Android. Farðu í App Store eða Play Store og sæktu öppin „"Workplace by Facebook" og "Workplace Chat by Facebook" “. Kjarnavirkni Workplace felst í hópum (grúppum), fréttum (news feed) og samtölum með texta, hljóði og/eða mynd (chat), viðburðum (events), könnunum (polls) og skjalasamskiptum (docs). Innbyggð í lausnina eru öflug leit og tilkynningar.

Skráning tekur örfáar mínútur.

Hægt er að komast inn í Workplace með tvenns konar hætti.

  1. Mánudaginn 2. október fær allt starfsfólk Landspítala boð (invite) frá kerfinu í tölvupósti. Einfalt er að fylgja leiðbeiningum í þeim pósti til að setja upp aðgang.
  2. Fyrir og eftir þann tíma getur hver sem er skráð sig inn í kerfið á eigin spýtur, óháð því hvort boð hefur borist í pósti eða ekki. Notendanafn er netfang starfsfólks með @landspitali.is-endingu (ekki @lsh.is), en lykilorð velur fólk sjálft. Smelltu hérna til að skrá þig inn í Workplace á eigin spýtur, eða afritaðu þessa slóð: http://landspitali.facebook.com og límdu inn í vafrann þinn.
Mikilvægt er að fullklára skráningu strax í upphafi, til dæmis með því að velja prófílmynd sem er lýsandi og fagleg. Workplace er vinnutól og myndin á að vera í samræmi við það. Síðan er bara að hefjast handa og ganga í viðeigandi hópa (groups) og jafnvel stofna hóp, fylgja samstarfsfólki eftir (follow), stilla tilkynningar (notifications) og ná í öppin fyrir farsíma (Facebook Workplace og Facebook Workplace Chat). Öppin eru ótrúlega gagnleg og líklegt að megnið af upplýsingaflæðinu fari þar fram í framtíðinni. Öppin virka innan sem utan Landspítala, óháð sérstökum gagnatengingum.
Sjálfgefin stilling Workplace er að senda í tölvupósti tilkynningar um allt sem er að gerast þar. Nýir notendur, fréttir, viðburðir, umræður osfrv. Starfsfólk Landspítala er hvatt til þess að fara í stillingar á Workplace (bæði í vafra og snjallsíma-appi) og slökkva á tilkynningum í tölvupósti:
https://landspitali.facebook.com/settings?tab=notifications&section=email
Einnig er hægt að fara í stillingar (settings) í bæði vafra og snjallsímaappi og slökkva á öðrum tilkynningum eftir hentugleika. Það er einfalt að breyta stillingum á tíðni tilkynninga ef þér finnast upplýsingar í viðkomandi hópi ekki vera gagnlegar.
Nei. Workplace er ekki Facebook, þótt hugbúnaðurinn komi frá sama aðila. Útlitið, viðmótið og virknin er sú sama. Engar upplýsingar flæða á milli Facebook og Workplace. Workplace er vinnutól á meðan Facebook er persónulegur samskiptamiðill einstaklinga. Hægt er að hafa bæði Workplace og Facebook opin í sama vafra og hoppa auðveldlega á milli.

Fyrst um sinn verður lítil breyting á innri vef Landspítala. Smám saman færast þó tilkynningar, fréttir og matseðlar yfir á Workplace. Starfsmannahandbækur, gæðaskjöl og ýmsar dýpri upplýsingar um starfsemina verða áfram á innri vef, einnig tenglar í helstu kerfi.
  1. Vinsamlegast hættið noktun á hópum á Facebook og færið þá virkni yfir á Workplace hið fyrsta.
  2. Búið er að stofna hópa (groups) á Workplace fyrir öll helstu svið og deildir Landspítala. Starfsfólki hefur verið verið bætt í sína deildarhópa.
  3. Þessu til viðbótar eru komnir margir aðrir hópar, meðal annars um Mannauðsmál, Matseðil og fleira, sem starfsfólk er hvatt til að ganga í.
  4. Starfsfólk er hvatt til að vera ófeimið við að stofna annars vegar hópa um vinnutengd málefni (dæmi: verkjateymi skurðlækninga og heilsugátt – spurt og svarað) og hins vegar hópa um áhugamál og skemmtanir innan Landspítala (dæmi: hjólastelpur og jógastrákar).
  5. Notið hópa sem gagnast í starfi og samskiptum við samstarfsfólk. Ekki vera hluti af öllum hópum. Ef hópurinn þjónar ekki tilgangi fyrir þig er í lagi að skrá sig úr honum. Þú metur.

Nei. Mikilvægt er að viðhafa sömu faglegu vinnubrögð og hegðun á Workplace eins og í öðrum störfum fyrir Landspítala. Workplace má ekki nota til að deila viðkvæmum upplýsingum sem falla undir klíníska starfsemi, sjúklingagögn, trúnaðarupplýsingar, persónulega hagi oþh. Annar hugbúnaður Landspítala er sérstaklega hugsaður fyrir slík samskipti; Heilsugátt, Saga og fleiri kerfi. Sömu lögmál gilda um friðhelgi einkalífsins á Workplace eins og annars staðar.
Workplace er fyrir málefni sem tengjast vinnustaðnum, starfsfólki og áhugamálum eins og þau tengjast vinnunni. Workplace er ekki fyrir persónuleg málefni eða skoðanir okkar á mönnum og málefnum hversdagsins. Sýnum skynsemi. Ekki bjóða öllum í deildargrúppunni í partý eftir vinnu. Notaðu starfsmannahópinn „Partýljón á Landakoti“ til þess.
Merktu vinnufélaga í þeim póstum sem koma þeim við (tags), á sama hátt og þú gerir á Facebook. Með þessu tryggjum við flæði upplýsinga til réttra aðila.
Verum dugleg að nota myllumerki eða #hashtag. Til dæmis þegar póstað er mynd af byggingu þá er gott að setja mynd af byggingunni og #hringbraut. Með því að merkja hluti og umræður með myllumerki, þá er auðvelt að leita að þessu síðar meir.
Deildu og vistaðu skjölum sem skipta máli. Hafðu heiti skjalanna lýsandi fyrir verkefnið til að samstarfsfólk finni auðveldlega það sem það leitar að. Hafðu þó í huga að Workplace er ekki hugsað til skjalavistunar heldur til að deila upplýsingum þótt vissulega sé hentugt að deila skjölum þar.
Fylgdu samstarfsfólki þínu eftir (Follow). Byggðu upp öflugt tengslanet og fylgstu með póstum þessa fólks í þinni fréttaveitu (News Feed). Þessi virkni er sambærileg Facebook. Munurinn er að þú sendir viðkomandi vinarbeiðni á Facebook, en allir geta fylgt öllum á Workplace.

1. Til og með 2. október þarf starfsfólk að fá sérstakt boð um þátttöku frá innleiðingarhópi (sendið póst hingað: workplace@landspitali.is). En frá og með 3. október getur starfsfólk skráð sig á eigin spýtur í Workplace á https://landspitali.facebook.com/ - óháð því hvort það hefur fengið boð og/eða tengil í tölvupósti.

2. Nú er vegferð þín inn í Workplace hafin: Kláraðu samskiptaupplýsingar þínar og bættu við mynd (profile).

3. Stofnaðu hóp fyrir teymið þitt eða áhugamálin (groups)... eða gakktu í viðeigandi hópa.

4. Fylgdu samstarfsfólki eftir og bættu póstum frá því inn í þinn fréttastraum (follow - news feed).

5. Farðu í stillingar á Workplace og hópum og breyttu tíðni tilkynninga í tölvupósti og öppum (settings - notifications).Til að skoða nákvæmar leiðbeiningar um hvernig þú stöðvar tilkynningar frá Workplace í tölvupóstinn þinn smelltu hér >>.

6. Náðu þér í öppin tvö fyrir farsíma (Workplace by Facebook og Workplace Chat by Facebook ) í Google Play Store og App Store.

Allar deildir þurfa að hafa að minnsta kosti eina Workplace-Stjörnu (champion). Þetta er manneskjan sem kann allt og veit allt þegar kemur að Workplace og getur leiðbeint samstarfsfólki um kosti og notkun hugbúnaðarins. Í mörgum tilvikum eru þessar Stjörnur tilnefndar af stjórnendum deilda. Þeim til viðbótar leitum við að Stjörnum sem hafa áhuga á verkefninu og ástríðu fyrir samskiptum. Stjörnur eru ekki tæknifólk. Ef viðkomandi kann á Facebook, þá kann viðkomandi líka nú þegar á Workplace. Stjörnur eru fólk sem er flinkt í samskiptum!

Viltu skrá Stjörnu þinnar deildar... eða skrá þig á eigin spýtur sem Stjörnu? Smelltu þá á tengilinn hérna fyrir neðan!

SKRÁNING
https://goo.gl/forms/90fcdK6VIwea6Ieq1



Workplace Tutorials (kennslumyndbönd)