Ræða á kynningarfundi með birgjum LSH í Hringsal 23. ágúst 2004
Magnús Pétursson forstjóri
Ágætu fundarmenn, ég býð ykkur velkomna til þessa fundar.
Það var ráð þeirra sem mest koma að innkaupamálum Landspítala - háskólasjúkrahúss, að það gæti verið gagnleg nýbreytni að efna til fundar með stærstu birgjum spítalans. Tilgangur fundarins er að treysta samstarf aðila og að skiptast á skoðunum um ýmislegt í daglegu starfi. Víða eru gagnkvæmir hagsmunir sem ástæða er til að ræða. Mér er kunnugt um að þetta sé stundum gert í stærri fyrirtækjum. Því er boðað til fundarins í dag með helstu viðskiptavinum spítalans, þar sem 4 atriði eru á dagskrá.
Í upphafi fundar vil ég þakka ykkur fyrir að sjá ykkur fært að koma til fundarins. Ég met það afar mikils og það er spítalanum mikilsvert.
Landspítali - háskólasjúkrahús (LSH) hefur undanfarna mánuði unnið að endurskipulagningu innkaupa með stefnumótun, setningu nýrra verklagsreglna og upptöku á nýjum tölvukerfum. Á vissan hátt er þetta þáttur í að skilgreina spítalann í átt til þess sem gerist í rekstri einkafyrirtækja en einnig almennt til að bæta rekstur hans.
Það þekkja þeir sem hér eru, að LSH á í miklum viðskiptum og því er nauðsynlegt að þau viðskipti séu í samræmi við viðskiptastefnu ríkisins, góða viðskiptahætti og viðskiptasiðferði. Kunnara er en frá þurfi að segja, að viðskipti spítalans við marga birgja skipta þá einnig afar miklu máli. Það efni sem við nú kynnum fundarmönnum leiðir af innkaupastefnu ríkisins og heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytisins og viðleitni spítalans að styrkja reksturinn.
Ríkisstjórnin samþykkti innkaupastefnu ríkisins í nóvember 2002 þar sem markmiðið er að skapa traust og áreiðanlegt umhverfi í opinberum innkaupum.Meðal annars er mörkuð skýr stefna um útboðsmál og gegnsæi í viðskiptum. Heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytið setti síðan stofnunum þess, með bréfi frá 14. nóvember 2003 "að fylgja þeirri stefnu sem ráðuneytið hefur markað og fól sérhverri stofnun að móta skýra stefnu varðandi þennan málaflokk í þeim tilgangi að auka hagkvæmni í rekstri."
Í innkaupastefnu heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytisins felast fjögur meginmarkmið:
1. Hagkvæm innkaup, það er hornsteinninn – þar sem saman fer verð og gæði.
2. Að lögum, reglum og leiðbeiningum um opinber innkaup sé fylgt.- Áhersla forstöðumanna á rétta og hagkvæma framkvæmd í innkaupum verði aukin ásamt skýrri stjórnun og skilgreindu verklagi við innkaup hvort heldur er vara eða þjónusta.
3. Að stofnanir hafi á að skipa hæfu starfsfólki með menntun, þekkingu og þjálfun í innkaupum. Full ástæða er að nefna að óumdeilt er, að innkaup eru sérfræði af bestu gerð, ekki síst á tímum vaxandi alþjóðlegra viðskipta og samkeppni.
4. Og loks, að innkaupaaðferðir verði skýrar og gegnsæjar, sem nokkuð hefur skort á víða.
Til þess að ná því sem að er stefnt, er bent á ýmsar leiðir og aðgerðir. Má þar nefna:
- aukin rafræn viðskipti, - víkjum að því síðar,
- notkun rammasamninga þar sem því verður við komið,
- notkun innkaupakorta og
- útboð þar sem þeim hefur ekki verið beitt.
Enn fremur:
- að stofnanir setji sér innkaupastefnu,
- að ábyrgðarsvið innkaupa verði skilgreint og
- að innra eftirlit verði hluti af innkaupaferlinu.
Loks skal tryggja
- að nægjanleg þekking sé til staðar hjá starfsfólki sem að innkaupamálum vinnur
- og fyrir liggi verklagsreglur og skilgreint, gegnsætt, innkaupaferli.
Á grundvelli þess sem hér hefur verið rakið, hefur spítalinn reynt að móta sér viðmið og starfsreglur. Allt á það að vera tilbrigði við stef stjórnvalda, en eðli máls samkvæmt hljóta reglur spítalans að vera jarðtengdari en það sem fram kemur í stefnuskjölum.
Lykilorð LSH í innkaupum og vörustýringu eru eftirfarandi:
- Lækkun kostnaðar við innkaup, birgðahald og dreifingu þarf að ná með betra upplýsingakerfi (Oracle EBS) og skilvirkari ferlum en nú er.
- Auka þarf yfirsýn með innkaupum spítalans í heild og stjórnendur, einkum sviðsstjórar (og aðrir stjórnendur) munu bera aukna ábyrgð á innkaupum hver á sínu sviði.
- Mikilvægt er að ábyrgð stjórnenda (sviðsstjóra) sé skýrð samhliða innleiðingu nýrra rafrænna innkaupakerfa og að eftirlit með innkaupum sé virkt.
- Lögð er áhersla á að draga úr birgðum án þess að tefla öryggismörkum í tvísýnu. Lager fyrir vörur á spítalanum skal einungis vera ef það leiðir til hagkvæmni í innkaupum og notkun. – Birgðir um sl. áramót námu t.d. um 380 m.kr. sem er minna en mætti halda.
- Stefnt er að auknum útboðum þar sem við verður komið og talið er líklegt til að skila árangri. En útboð þjóna ekki tilgangi nema samkeppni sé fyrir hendi.
- Ferli innkaupa, flæði aðfanga og birgðastjórnun þarf að vera markviss og öflug. Með nýju innkaupakerfi fer pöntun rafrænt frá kaupendum til birgja, sem koma vörum til móttökustöðva spítalans og þaðan eftir flutningsleiðum hans til notenda, eftir atvikum. – Í innri viðskiptum spítalans verður þetta einnig þannig t.d. vörur frá þvottahúsi, eldhúsi o.s.frv.
- Reglur verða samræmdar fyrir gerð innkaupasamninga og vörslu þeirra.
- Og stjórnsýsla spítalans þarf að veita ráðgjöf um innkaupamál, hafa umsjón með útboðum og gerð samninga, eftirlit og yfirsýn með útgjöldum.
Til undirbúnings þess sem spítalinn er nú að gera í innkaupum var lagt upp úr því að draga upp heildstæða mynd af viðfangsefninu fremur en að hrekjast undan vindi eða einungis að uppfylla formkröfur stjórnvalda. Byrjað var á að gera athugun á núverandi tilhögun innkaupa á LSH. Þar kom ýmislegt áhugavert í ljós. Ég ætla að geta þriggja atriða:
Fyrst er að geta þess að árið 2003 keypti spítalinn vörur og þjónustu fyrir 8,3 milljarða króna. Myndin skýrir sig sjálf og þarf ekki að hafa um hana sérstök orð.
Útgjöld til kaupa á lækningavörum og lyfjum hafa farið vaxandi ár frá ári og alltaf umfram þær vísitöluviðmiðanir sem stuðst er við í fjárlögum hvers árs. Umfang innkaupa í hverjum flokkanna er breytilegt eftir árum sem og markaðsaðstæður.
En oft er erfitt að skýra og greina á milli þess sem er útgjaldaaukning - vegna notkunar eða vöruvals - og hins sem verður rakið til verðbreytinga af völdum gengis, erlendra verðhækkana eða álagningar. Hér er greinilega verk að vinna.
Með þetta í huga er áhugavert að skoða hverjir eru birgjar spítalans og hvar viðskiptin eru umfangsmest.
Á sl. ári voru viðskipti við stærsta birgi spítalans yfir einn milljarður króna. Viðskiptin voru yfir 500 m.kr. við 3 aðila og ef viðmiðið er 100 m.kr. þá nam birgjafjöldinn 7. Margt fleira má ráða í þær upplýsingar sem við höfum dregið fram. Það verður ekki gert að sinni, tíminn leyfir það ekki.
Í öðru lagi leiddi athugun í ljós að fyrirkomulag innkaupa er með allfjölbreyttum hætti eins og búast má við í jafn stóru og flóknu fyrirtæki og spítalinn sannanlega er. Meginreglan er útboð á helstu vöruflokkum eða innkaup þar sem Ríkiskaup hafa gert rammasamninga. Einnig er nokkuð um bein samningskaup, án útboðs, vegna sérhæfðrar vöru eða þjónustu en það fer minnkandi.
Ný útboð lágu til grundvallar 20-25% af heildarinnkaupum spítalans árið 2003. Hlutfall samningsbundinna innkaupa, þ.e. þar sem formlegir samningar liggja fyrir, ýmist að undangengnu útboði, skv. rammasamningum eða með samningum LSH, hefur hækkað árlega. Stefna spítalans er að færa sem mest af innkaupum í útboð og fyrirframgerða samninga. Þó verður alltaf að ganga úr skugga um, hvort útboð á við eða hvort beinir samningar án útboðs henti betur. Í ýmsum vöruflokkum og flóknari tækjabúnaði er mjög takmörkuð samkeppni meðal seljenda hér innan lands. Það vekur vissulega spurningu um það hvort við séum stundum að strekkja með útboði um of og einnig hitt hvort opna þurfi meira fyrir alþjóðleg útboð á fleiri sviðum en nú er.
Varlega er áætlað að um 75% heildarinnkaupa spítalans séu gerð á grundvelli útboða og/eða formlegra fyrirframgerðra samninga. Þetta hlutfall viljum við enn hækka.
Í þriðja lagi leiddi athugun spítalans fram að ekki er alltaf ljóst hvaða stjórnendur og starfsmenn innan spítalans bera ábyrgð á innkaupum og hafa heimild til að skuldbinda hann gagnvart seljendum vöru og þjónustu. Má telja víst að starfsmenn sem koma að innkaupum skipti hundruðum. Forstjóri spítalans ber skv. lögum, formlega ábyrgð á öllum skuldbindingum sem stofnað er til af starfsmönnum hans. Skuldbinding vegna kaupa á vöru og þjónustu er í eðli sínu jafngild ákvörðun um að stofna til skuldbindingar vegna ráðningar starfsmanns. Því verður að skilgreina hverjir hafa heimild til þess að skuldbinda spítalann þótt fullljóst sé að fagaðilar og fjölmargir starfsmenn komi að innkaupum, þ.e. vöruvali, tímasetningum, magnákvörðunum o.fl.
Tilfinnanlega þykir okkur vanta reglur og viðmiðanir í þessu efni, og óviðunandi er að ekki liggi ávallt fyrir hverjir hafa heimild til þess að stofna til skuldbindinga. - Reglum um ferli innkaupa, innkaupaheimildir o.fl. er ætlað að skýra þetta. - Viðskiptavinir, þ.e. birgjar spítalans, þurfa tvímælalaust að vita hverjir hafa heimild til þess að standa að kaupum og ákveða þau. Ég er þess fullviss að þið hafið skilning á þessu atriði og reiði mig raunar á að viðskiptavinir spítalans taki þátt í því að styrkja framkvæmd spítalans í þessu efni.
Hvaða viðfangsefni sjáum við framundan? Mér detta nokkur í hug og leita jafnframt eftir tillögum fundarmanna.
Almennt tel ég að opin og gegnsæ samkeppni í innkaupum spítalans sé ákjósanleg og sú aðferð sem við ættum að beita sem víðast. Á þessu sviði eigum við ýmislegt ógert sem vert væri að skoða frekar.
Jafnframt er það þannig að öll viðskipti eiga sér aðdraganda. Því held ég að það gæti verið til bóta ef spítalinn kynnti þarfir sínar og áform um innkaup, ekki síður en seljendur sem þurfa að geta kynnt þá vöru sem þeir hafa á boðstólum.
Þá leita ég til birgja spítalans um þátttöku í að koma þeim viðskiptareglum á sem við höfum verið að setja starfsmönnum spítalans. Það fer ekki milli mála að birgjarnir hafa mikil áhrif á það hver framkvæmdin verður.
Enn fremur sýnist mér mikilsvert að gerð verði bragarbót á pöntunarferlinu, einkum lyfjum, til spítalans. Nú liggur of mikill kostnaður og óhagræði í fjölda pantana og sendinga, jafnvel daglega. Þetta þolir ekki langa bið.
Önnur viðfangsefni koma einnig til álita og þætti mér vænt um að fá ábendingar um þau.
Þakka ykkur fyrir.